La Transformación Digital de toda empresa requiere importantes cambios, que van más allá de lo puramente tecnológico si no se quiere quedar en estériles slogans. A veces hay que asumir posiciones valientes y desechar por completo viejas prácticas que nos impiden avanzar. Hay una de ellas que está tan profundamente arraigada en organizaciones de todo tamaño, que escribir un título como el de esta página puede sonar a sacrilegio mortal para muchos gerentes: Excel debe morir. Suelo decir con frecuencia entre mis colegas, que Excel es el segundo error más exitoso de la historia. El primero es la bombilla eléctrica. La bombilla, tal y como la popularizó Thomas Edison, es súmamente ineficiente: apenas un 15% de la energía que consume se transforma en la luz que queremos. El 85% restante se disipa como calor, la mayoría de las veces indeseable y totalmente inútil. Las lámparas fluorescentes, y más recientemente los LED, son muchísimo más eficientes y se conocen desde hace décadas (los primeros LED se popularizaron en los 80s), pero poco habían podido hacer contra el dominio apabullante de la omnipresente bombilla. ¿Cuantos vatios de energía pudimos habernos ahorrado desde los 80s si se hubiera popularizado el LED como fuente de iluminación?¿Cuantos problemas de efecto invernadero pudimos haber evitado reemplazando las bombillas hace 30 años?
Algo análogo ha ocurrido con Excel. Una de las primeras hojas de cálculo exitosa (la primera fue 1-2-3 de Lotus), se propagó como el fuego en el mundo empresarial desde los 90s. Desde allí, ha venido tomado cada vez más importancia hasta ser un standard de facto mundial. No sostengo que Excel sea una mala herramienta, es una excelente hoja de cálculo. El problema es que los analistas y gerentes de empresas (de todo tamaño) insisten en usarla como base de datos y fuente de reportes. Siendo una herramienta tan versátil, la gente tiende a pensar que sirve para todo. Los gerentes nos hemos acostumbrado a gerenciar con hojas de excel, y muchas veces no podemos entender la información delante de nuestros ojos, si no viene ordenada en filas y columnas.
Pero la creciente popularidad de la triada de Excel, con su inevitable compañero PowerPoint, y el correo electrónico han terminado por formar en muchas empresas un gigantesco monstruo de Frankenstein corporativo, difícil de manejar e insaciable en recursos. Gerentes de todo nivel, confían diariamente en este monstruo como su base de datos particular. Todos dependen de que "llegue el correo" con el respectivo informe a su bandeja, así terminen sin abrirlo porque no lo necesitan inmediatamente. Este mismo informe, con la misma información, se reproduce en otras decenas de bandejas de correo, de sus colegas gerentes y otros tantos directivos, multiplicando por diez el espacio y recursos informáticos necesarios. Un reporte de 10 kb puede multiplicarse por cientos de bandejas hasta ocupar MB de datos en los recursos de la empresa. Información duplicada y repetida hasta el cansancio. Pero en la tarde llegará el nuevo reporte que hará inválido el anterior, aún sin abrir, y en la mañana de mañana otro, que hará obsoleta la información y por tanto volverá inútil todos los recursos que ha usado la empresa para almacenarlos. Pero ahí se quedarán. Lo más grave es que a pesar de mantener tan costosamente la información almacenada, y de estar duplicada repetidas veces, no hay forma eficiente de tratar estos datos, de revisar históricos, de analizar tendencias y buscar información nueva y generar estrategias. A pesar que decenas de gerentes reciben información varias veces al día por correo, son incapaces de analizarlas y se ven obligados a pedir nuevos reportes que no pueden de hacer ellos mismos, incrementando entonces la cantidad de reportes que todos reciben. Se genera entonces un efecto de bola de nieve que termina por paralizar a toda la empresa.
El problema de la gerencia de excel (más power point, más correo electrónico) es que es cómoda, pero no es escalable. Este tipo de gestión de datos consume grandes cantidades de recursos, sobre todo recursos humanos. Almacenar la información de esta manera nos brinda cierta seguridad pero no es eficiente, La información se almacena, más que se comparte, duplicada pero sin orden, replicada en decenas de bandejas inaccesibles. Las únicas búsquedas que son capaces de hacer los gerentes es "por fecha" y "por destinatario". Cuando se les pida análisis, pedirán más recursos. He visto departamentos de 10 personas quedar reducidos a 2 aplicando sistemas de business intelligence muy sencillos. Pero los gerentes tienen la costumbre de pensar que mientras más gente manejen, más importantes son. La eficiencia no está en la ecuación.
Cualquier gerente que quiera sobrevivir en el mundo empresarial moderno, de datos y transformación digital, debe abandonar la Gerencia del Excel. Su tarea es aprender herramientas de manejo de bases de datos, de visualización y de analítica de datos. No hacerlo, pone en peligro su propia carrera. Hace poco, escuchaba en un video a Jack Inmelt decir que para que alguien obtenga un empleo en GE tendría que saber programar (a partir del minuto 4). No importa si el empleo es en finanzas o mercadeo, tienes que saber programar. Dice Immelt que no espera que su CFO pase las tardes en la oficina programando, pero "el CFO de GE tiene que poder hablarle a los programadores y poder decirles qué necesita que haga el código. El CMO de GE tiene que poder decirles a los programadores de la empresa qué necesita para su sistema (y tiene que saber qué es posible y qué no es posible de hacer)". Immelt abandonó GE el año pasado, pero no creo que la situación haya cambiado. Esto revela la importancia de conocer programación, y de poder analizar verdaderamente los datos en las empresas de hoy. El gerente de excel está cada vez más amenazado por los millenials recién graduados, que si son capaces de crear bases de datos en MySQL en la nube en pocos segundos y usar herramientas open source para hacer análisis en pocas horas.
La Transformación Digital de las empresa no se trata de comprar e instalar el mejor software, o los mejores servicios cloud. La transformación digital va de que los gerentes abandonen la Gerencia del Excel y empiecen a gestionar eficientemente sus propios datos, crear sus propios reportes, desde fuentes de datos en linea (compartidas), publicar estos reportes para que otros compartan los análisis y crear sus propias estrategias basadas en esos análisis. Para ello es necesario ser lo suficientemente valientes y apostar por tecnologías como SQL, R, Python, JSON, Pandas, Numpy y herramientas de visualización como Tableau, QlickView o PowerBI. Ojalá se dieran cuenta de lo importante que es para su futuro.